Как составить трудовой договор с работником: обязательные условия, срочный договор и дополнительные соглашения

Трудовой договор: когда его нужно заключить и чем он отличается от договора ГПХ

Составить трудовой договор между работником и работодателем нужно в письменной форме, в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй у работодателя (ст. 67 ТК РФ). Устная договорённость или один приказ о приёме договор не заменяют.

Если человек уже вышел на работу с ведома руководителя, а договора ещё нет, трудовые отношения всё равно возникли. Письменный договор с ним нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня, когда его фактически допустили к работе.

Отношения считаются трудовыми, если человек:

• лично выполняет работу по определённой должности или профессии, а не сдаёт разовый результат;
• подчиняется правилам внутреннего распорядка и графику работы;
• получает регулярную оплату за труд, а не за конкретный объём выполненных работ.

Когда такие признаки есть, а стороны подписали договор подряда или договор на услуги (ГПХ), суд или трудовая инспекция могут признать отношения трудовыми (ст. 19.1 ТК РФ). Тогда работодателю придётся доплатить взносы, предоставить отпуска и выплатить компенсации за весь период, а заодно получить штраф.

Договор можно подписать на бумаге или оформить электронно. Электронный кадровый документооборот разрешён ст. 22.1–22.3 ТК РФ, но работодатель должен соблюсти установленный порядок: принять локальный акт, получить согласие работника, использовать нужный вид электронной подписи. Без этого электронный договор легко оспорить.

Обязательные условия: без чего договор считается неполным

Составление трудового договора начинается со ст. 57 ТК РФ. Она перечисляет сведения и условия, которые должны быть в каждом договоре, независимо от размера бизнеса и должности.

Что будет, если условие забыли

Договор без какого-то обязательного условия не считается незаключённым, и расторгать его не нужно. Пропущенные сведения дописывают в приложении к договору или в отдельном соглашении сторон, а недостающие условия вносят письменным дополнительным соглашением (ст. 57 ТК РФ). Но проверка трудовой инспекции такой пробел найдёт, поэтому лучше закрыть его сразу.

Главное правило: не хуже, чем в законе

Основные правила составления трудового договора сводятся к одному: условия договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ, коллективным договором и локальными актами работодателя. Если такое условие всё же попало в договор, оно не применяется (ст. 9 ТК РФ), даже если работник его подписал. Например, «отпуск 21 день» или «зарплата раз в месяц» работать не будут: закон даёт 28 дней отпуска и выплату не реже двух раз в месяц.

Дополнительные условия: что можно добавить и где проходят границы

Помимо обязательных условий стороны могут договориться и о других. Самые частые из них:

• Испытательный срок (ст. 70 ТК РФ). По общему правилу не больше трёх месяцев, для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей филиалов не больше шести. Если договор заключён не меньше чем на два и не больше чем на шесть месяцев, испытание длится не дольше двух недель. Испытание не устанавливают, в частности, беременным, работникам до 18 лет, выпускникам, которые впервые устраиваются по специальности в течение года после учёбы, принятым по переводу от другого работодателя и тем, с кем договор заключён на срок до двух месяцев. Условие об испытании должно быть в самом договоре: если его там нет, работник принят без испытания.
• Неразглашение тайны. Условие о коммерческой тайне имеет смысл, только если у работодателя введён режим коммерческой тайны: утверждён перечень сведений, ограничен доступ к ним, работник ознакомлен с этим под подпись. Без этого привлечь к ответственности за «разглашение» практически невозможно.
• Отработка после обучения за счёт работодателя. Можно установить срок, который работник должен отработать после обучения, и порядок возмещения затрат при досрочном увольнении без уважительной причины. Затраты возмещают пропорционально неотработанному времени.
• Улучшение условий: работодатель может оплачивать ДМС или другое дополнительное страхование, питание или проезд, давать дополнительные дни отпуска.
• Совмещение и дистанционный формат. Их тоже фиксируют в договоре или в дополнительном соглашении: пишут объём работы, доплату и то, как стороны держат связь.

Есть условия, которые часто вписывают, но они не работают:

• денежные штрафы за опоздания и нарушения: в трудовых отношениях работодатель может применить только дисциплинарные взыскания, а снижать премию можно лишь по правилам положения об оплате труда;
• запрет увольняться или обязанность отработать «два месяца» вместо двух недель по закону;
• полная материальная ответственность для должностей, которых нет в утверждённых перечнях;
• обязанность возмещать любой ущерб без ограничений, независимо от вины.

Как составить трудовой договор с работником: разбор по разделам образца

Прежде чем составить проект трудового договора, проверьте, что у вас готовы штатное расписание и основные локальные акты. Порядок работы такой:

1. Утвердите штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда.
2. Подготовьте проект договора под конкретную должность.
3. До подписания ознакомьте работника под подпись с локальными актами, которые связаны с его работой (ст. 68 ТК РФ).
4. Подпишите договор в двух экземплярах.
5. Издайте приказ о приёме на работу и ознакомьте с ним работника в течение трёх рабочих дней со дня фактического начала работы.

Когда ищут, как составить трудовой договор по образцу, обычно находят типовую структуру из 6–8 разделов. При составлении трудового договора образец полезен как схема, но заполнять каждый раздел нужно под свою ситуацию. Разберём, что писать в каждом.

Шапка и стороны

Укажите номер договора, место и дату заключения. Для организации напишите полное наименование, ИНН, должность и ФИО подписанта и документ, на основании которого он действует (устав, доверенность). Для работника укажите ФИО, паспортные данные и адрес. Ошибка в данных подписанта или подпись лица без полномочий потом даёт работнику повод оспаривать договор.

Предмет договора и трудовая функция

Должность пишите точно как в штатном расписании. Если обязанности объёмные, вынесите их в должностную инструкцию и сошлитесь на неё. Формулировка «иные обязанности по поручению руководителя» без пределов не работает: требовать работу, не обусловленную договором, работодатель не вправе (ст. 60 ТК РФ), а работник вправе отказаться от «не своей» работы. Здесь же укажите место работы и, если нужно, конкретное подразделение.

Срок, испытание, дата начала работы

Напишите, что договор заключён на неопределённый срок, или укажите срок и основание срочности. Дату начала работы указывайте конкретным днём. Если вводите испытание, сразу укажите его продолжительность. Если дату начала не указать, работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Оплата, рабочее время и отдых

Укажите оклад или тарифную ставку в рублях, а также доплаты и надбавки. Формулировка «зарплата по договорённости» — прямой путь к спору: суд будет выяснять фактический размер оплаты по косвенным доказательствам. Премии лучше описать ссылкой на положение об оплате труда или о премировании, чтобы условия премирования были ясны и не превращались в гарантированную выплату. Режим работы прописывайте подробно, только если он отличается от правил внутреннего трудового распорядка: сменный график, неполный день, ненормированный день. Продолжительность ежегодного отпуска — не меньше 28 календарных дней.

Права и обязанности, ответственность, подписи

Переписывать в договор весь ТК РФ не стоит: длинные перечни прав и обязанностей из закона ничего не добавляют, а при изменении закона устаревают. Лучше сослаться на ТК РФ, правила внутреннего трудового распорядка и должностную инструкцию, а в договор вписать только то, что относится к этой работе. В конце поставьте подписи сторон, а на экземпляре работодателя — отметку работника о том, что он получил свой экземпляр, с датой и подписью.

Отметка «Экземпляр трудового договора получил(а)» с подписью и датой на экземпляре работодателя — простой способ доказать, что договор вручён. Без неё работник может заявить, что договора не видел.

Перед подписанием проверьте проект по короткому списку:

• есть все условия из ст. 57 ТК РФ, включая условия труда и обязательное социальное страхование;
• должность совпадает со штатным расписанием, оклад — с положением об оплате труда;
• испытательный срок не длиннее допустимого и работнику его можно установить;
• для срочного договора указано законное основание;
• нет условий хуже, чем в законе: штрафов, сокращённого отпуска, запрета на увольнение;
• работник ознакомлен с локальными актами до подписания;
• на экземпляре работодателя есть отметка о получении.

Срочный трудовой договор: когда можно и как его составить

Максимальный срок срочного трудового договора составляет пять лет (ст. 58 ТК РФ). Но и в этих пределах срочный договор нельзя заключить просто по желанию работодателя: нужно основание из ст. 59 ТК РФ.

• замена временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место (например, на время декретного отпуска);
• временные работы до двух месяцев и сезонные работы;
• работа за рубежом;
• работы, которые заведомо ограничены определённым сроком или объёмом;
• по соглашению сторон — с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, с совместителями, с работниками малого бизнеса при численности до 35 человек (в розничной торговле и бытовом обслуживании — до 20) и в других случаях из ч. 2 ст. 59.

Если вы решаете, как составить срочный трудовой договор, к обычным условиям добавьте два: срок действия (дату окончания) или событие, с которым связано окончание, например «до выхода на работу основного работника», и конкретное основание срочности со ссылкой на пункт ст. 59 ТК РФ.

Главные риски при составлении срочного трудового договора такие. Если законного основания нет, суд может признать договор заключённым на неопределённый срок. То же происходит, если срок истёк, ни одна сторона не потребовала расторжения, а работник продолжает работать (ст. 58 ТК РФ). Чтобы договор прекратился по истечении срока, работника предупреждают об этом письменно не менее чем за три календарных дня до увольнения (ст. 79 ТК РФ). Исключение — договор на время отсутствия основного работника: он прекращается с выходом этого работника.

Особые случаи: ИП-работодатель и иностранный гражданин

Как составить трудовой договор ИП с работником

Индивидуальный предприниматель — работодатель в полном объёме. Для ИП действуют те же обязательные условия договора, те же кадровые документы и те же обязанности по страховым взносам, НДФЛ и отчётности, что и для организации. Поэтому, если вы выясняете, как составить трудовой договор ИП с работником, ответ простой: так же, как организации, с отличием в шапке.

В шапке вместо наименования и реквизитов юрлица укажите ФИО предпринимателя, ИНН и обычно ОГРНИП. Подписывает договор сам ИП или его представитель по доверенности. Особенности для работодателей — физических лиц, которые не зарегистрированы как ИП (например, при найме домашнего персонала), установлены главой 48 ТК РФ; к предпринимателям эти упрощения не относятся.

Как составить трудовой договор с иностранным гражданином

Для иностранцев действуют особенности главы 50.1 ТК РФ. Если вы разбираетесь, как составить трудовой договор с иностранным гражданином, к обычным условиям добавьте по ст. 327.2 ТК РФ:

• сведения о документе, который даёт право работать: разрешение на работу или патент (для временно пребывающих), разрешение на временное проживание или вид на жительство;
• условия медицинского обслуживания: работодатель обеспечивает его на время действия договора, обычно через полис ДМС.

Набор документов зависит от статуса работника. Граждане стран ЕАЭС работают без патента, безвизовым иностранцам нужен патент, визовым — разрешение на работу, а у тех, кто имеет РВП или ВНЖ, свои правила. Ошибка в статусе или просроченный документ ведут к штрафам по миграционному законодательству, причём для работодателя они заметно выше, чем по многим трудовым нарушениям.

После заключения договора с иностранцем работодатель уведомляет МВД в установленный срок — сейчас это три рабочих дня. Это уведомление часто упускают. Если ситуация нестандартная — смена статуса, истекающий патент, работа в другом регионе, — лучше сначала показать документы работника юристу.

Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Любые условия, о которых договорились стороны — оклад, должность, режим, место работы, — меняют письменным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ). Устно или одним приказом этого сделать нельзя.

Если вы решаете, как составить дополнительное соглашение к трудовому договору, включите в него:

1. номер и дату основного трудового договора;
2. какой пункт меняется и в какой новой редакции (лучше привести пункт целиком);
3. дату, с которой изменения вступают в силу;
4. подписи обеих сторон; соглашение оформляют в двух экземплярах, с отметкой работника о получении своего.

Чаще всего соглашения подписывают при повышении зарплаты, переводе на другую должность, переходе на дистанционную или гибридную работу, совмещении, а также когда нужно дописать пропущенные обязательные условия.

Для перевода на другую работу одного соглашения мало: работодатель ещё издаёт приказ о переводе и вносит сведения в трудовую книжку и отчётность. Подпишите сначала соглашение, затем издайте приказ, а не наоборот.

Без согласия работника работодатель может изменить условия договора только по основаниям ст. 74 ТК РФ: если меняются организационные или технологические условия труда, а трудовая функция сохраняется. Работника предупреждают письменно не менее чем за два месяца и указывают причины. Если он не согласен работать в новых условиях, ему предлагают другую подходящую работу, а при её отсутствии договор прекращается. Ошибки в этой процедуре — частая причина восстановления на работе.

Типичные ошибки, из-за которых договор не защищает работодателя

Понять, как правильно составить трудовой договор, проще всего на чужих ошибках. Вот те, что встречаются чаще всего:

• Расплывчатая трудовая функция. Работник отказывается от «не своей» работы, а работодателю трудно доказать, что обязанность не выполнена.
• Зарплата в договоре не совпадает с фактической или с положением об оплате труда. При споре это бьёт по работодателю: и при проверке взносов, и при взыскании задолженности.
• Срочный договор без законного основания или срочный договор «на испытание» вместо испытательного срока. Такой договор переквалифицируют в бессрочный.
• Нет ознакомления с локальными актами до подписания и нет отметки о получении экземпляра. Тогда сложно привлечь к дисциплинарной ответственности и доказать, что работник знал правила.
• ГПХ вместо трудового договора при признаках трудовых отношений.

Последствия бывают двух видов. Первый — предписания и штрафы трудовой инспекции по ст. 5.27 КоАП РФ; за уклонение от оформления трудового договора или подмену его договором ГПХ санкции строже. Второй — споры с работником о восстановлении на работе, доплатах и компенсациях. Если спор уже начался, разумнее не исправлять документы задним числом, а показать ситуацию — юрист по теме оценит, какие действия ещё помогут.

Шаблоны и онлайн-конструкторы: можно ли составить трудовой договор онлайн

Составить трудовой договор онлайн в конструкторе можно, и для простых случаев это удобный старт. Конструктор хорошо собирает обязательные реквизиты и типовую структуру разделов, а значит, меньше риск забыть какое-то условие.

Чего конструктор не учтёт:

• специфику должности и реальные обязанности;
• вашу систему оплаты, премий и KPI;
• особый режим работы: смены, суммированный учёт, ненормированный день;
• ваши локальные акты, на которые договор должен ссылаться;
• особые категории работников: несовершеннолетних, иностранцев, дистанционных, совместителей.

Кроме того, шаблон может отставать от изменений законодательства или быть составлен под другой вид деятельности. Практичный подход — брать шаблон как черновик, а затем сверять его с чек-листом из раздела про структуру договора.

Читайте также: как составить договор ГПХ.

Когда стоит обратиться к юристу по трудовому договору

Справиться самому вполне реально, если должность стандартная, работа на полный день, договор бессрочный, а система оплаты понятная: оклад и, возможно, премия по положению.

Разработку трудового договора лучше доверить юристу, если:

• вы нанимаете руководителя или сотрудника, от которого многое зависит в бизнесе;
• оплата зависит от сложных премий и KPI;
• нужно защитить коммерческую тайну;
• вы берёте на работу иностранца;
• договор срочный или работа дистанционная;
• идёт массовый наём и нужен единый шаблон под компанию;
• вы меняете условия договора без согласия работника.

Юрист по трудовому договору проверяет готовый проект, разрабатывает договор и шаблоны под вашу компанию, готовит дополнительные соглашения и сопровождает спорные изменения условий. Он не обещает результат спора: он оценивает риски и предлагает решение под конкретную ситуацию.

Чтобы обратиться в «Юрист-консультант», напишите нам в Telegram, WhatsApp или MAX: кратко опишите ситуацию и пришлите проект договора. Услуги платные, цену и срок работы мы согласуем до её начала.

Можно ли работать без трудового договора, если есть приказ о приёме?

Нет. Приказ издают на основании подписанного договора, он его не заменяет. Если работника допустили к работе без договора, письменный договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня допуска. Иначе работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если в подписанном трудовом договоре нет обязательного условия?

Договор не нужно расторгать или переподписывать. Пропущенные сведения дописывают в приложении к договору или в отдельном соглашении, а пропущенные условия — в письменном дополнительном соглашении, подписанном обеими сторонами (ст. 57 ТК РФ).

Можно ли заключить срочный трудовой договор на испытательный срок?

Нет. «Проверить работника» — не основание для срочного договора по ст. 59 ТК РФ. Для проверки в договор включают условие об испытании: обычно до трёх месяцев, для руководителя и главного бухгалтера до шести. Срочный договор «на испытание» суд может признать бессрочным.

Сколько экземпляров трудового договора нужно и нужно ли его заверять?

Нужно два экземпляра: для работника и для работодателя. Нотариально заверять договор не нужно; печать ставят, только если она есть у работодателя и это предусмотрено его документами. На экземпляре работодателя работник отмечает, что получил свой.

Можно ли изменить зарплату в трудовом договоре без согласия работника?

По общему правилу нет: оклад меняют дополнительным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ). Одностороннее изменение возможно только по ст. 74 ТК РФ, когда меняются организационные или технологические условия труда, с письменным уведомлением не менее чем за два месяца. Процедура строгая, ошибки в ней ведут к спорам.

Чем трудовой договор отличается от договора ГПХ для работодателя?

По трудовому договору работник выполняет работу по должности, подчиняется распорядку и получает регулярную зарплату, а работодатель предоставляет отпуска, оплачивает больничные и соблюдает гарантии ТК РФ. По договору ГПХ исполнитель сдаёт результат или услугу и сам организует работу. Если по сути отношения трудовые, договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой со всеми доплатами.