Согласование договора: порядок, лист согласования, протокол разногласий и типичные ошибки

Что такое согласование договора и почему у этого слова два значения

Когда говорят «договор на согласовании», имеют в виду одно из двух, а иногда оба процесса сразу:

• Согласование с контрагентом. Стороны пересылают друг другу проект и правки, пока не придут к общему тексту.
• Внутреннее согласование. Перед подписью договор смотрят юрист, бухгалтерия, финансовый отдел и руководитель направления. Каждый отвечает за свою часть.

Юридическое согласование договора — это то, что делает юрист, когда читает текст. Он смотрит, понятно ли описан предмет, есть ли все существенные условия, как распределена ответственность, как расторгнуть договор, где будут рассматривать спор и какие риски несёт ваша сторона. Бухгалтер при этом проверяет налоги и порядок оплаты, руководитель — что условия вообще выгодны.

Нужны оба процесса. Если юрист одобрил одну редакцию, а контрагент потом незаметно поменял пункт, внутренняя проверка ничего не стоит. И наоборот: текст, который вы долго обсуждали с партнёром, может оказаться невыгодным для компании, если его не посмотрел никто, кроме менеджера.

Договор считается заключённым, если стороны в требуемой форме достигли соглашения по всем существенным условиям.

К существенным условиям относятся предмет договора, условия, которые закон называет обязательными для этого вида договора, и любые условия, о которых одна из сторон заявила, что без них договор не подпишет. Пока по ним нет согласия, договора нет.

Как согласовать договор с контрагентом: проект, правки, ответ

Выгоднее, когда первый проект готовите вы. Тот, кто пишет текст, задаёт структуру, формулировки и баланс рисков, а другой стороне остаётся только спорить с отдельными пунктами. Если проект прислал контрагент, читайте его как чужой документ: особенно штрафы, односторонний отказ и подсудность.

Проект договора на согласование: что приложить

Проект договора на согласование отправляйте целиком, вместе со всем, на что ссылается текст:

• реквизиты вашей стороны и, если они известны, контрагента;
• приложения: спецификации, техническое задание, график работ или поставок, формы актов;
• протокол согласования цены, если цену вынесли в отдельный документ;
• срок, до которого вы ждёте ответа.

Письмо «Направляю договор на согласование»: как написать

Короткое сопроводительное письмо снимает половину будущих споров о том, какую версию кто видел. Начните его словами «Направляю договор на согласование» и укажите:

1. что именно вы отправляете: название договора и список приложений;
2. какая это редакция: номер версии или дата;
3. до какого числа ждёте ответа;
4. кто контактное лицо по договору и как с ним связаться.

Файл удобно отправлять в редактируемом формате, например в Word: контрагент внесёт правки в режиме рецензирования, и вы сразу увидите каждое изменение. PDF подходит для финальной версии, которую уже подписывают.

Ответ с правками считается новой офертой

По ст. 443 ГК РФ ответ о согласии заключить договор на иных условиях признаётся не акцептом, а отказом от акцепта и одновременно новой офертой. На практике это значит: если контрагент вернул договор с правками, договор ещё не заключён. Теперь уже вы решаете, принять его редакцию, предложить свою или прекратить переговоры. Так может продолжаться несколько кругов.

Чтобы никто не поменял текст незаметно, ведите версии: каждая новая редакция получает номер или дату в названии файла, правки вносят только в режиме рецензирования, а перед подписанием финальный текст сравнивают с последней согласованной версией (в Word для этого есть функция сравнения документов).

Переписка доказывает согласование, если понятно, кто и с какого адреса писал. Надёжнее всего, когда в договоре или в предварительной переписке указаны электронные адреса сторон, а обмен идёт через ЭДО с электронной подписью. Закон допускает заключение договора обменом электронными документами, если можно достоверно установить, от кого документ исходит (ст. 434 ГК РФ).

Протокол разногласий и протокол согласования разногласий к договору

Протокол разногласий удобен, когда в договоре вас не устраивают несколько пунктов, а в остальном текст подходит. Вы подписываете договор и одновременно прикладываете протокол со своими формулировками. Переписывать весь документ не нужно.

Протокол обычно оформляют таблицей:

Цифры в таблице — только пример того, как заполнять колонки. Если сторона, получившая протокол разногласий, согласна не со всем, она отвечает протоколом согласования разногласий к договору. В нём она принимает часть пунктов, по остальным предлагает компромисс. Названия разные, потому что документы стоят на разных шагах: первый открывает спор, второй его закрывает или сужает. Иногда оба называют просто «протокол согласования к договору» — смотрите не на название, а на содержание и подписи.

Надпись «подписано с протоколом разногласий» означает: подпись стоит, но договор принят только на условиях протокола. Пока другая сторона не согласилась с протоколом, договор по спорным пунктам не заключён, а если спор касается существенного условия — не заключён вообще.

Если разногласия не уладить, вариантов три: продолжать переговоры, отказаться от договора или, если закон обязывает одну из сторон заключить договор, передать разногласия в суд (ст. 445 ГК РФ).

Опасный шаг — начать работу, пока спорные пункты висят. По п. 3 ст. 438 ГК РФ исполнение условий оферты может считаться её акцептом. Если вы отгрузили товар по договору контрагента, суд может решить, что вы приняли его редакцию, а ваш протокол остался без ответа.

Протокол согласования цены к договору: что в нём указать

Цену выносят в отдельный протокол, когда она часто меняется: при долгих поставках, при привязке к курсу валют, в работе с крупными заказчиками и в закупках, где договор заключают надолго, а цены пересматривают. Сам договор при этом менять не нужно.

В протоколе согласования цены к договору укажите:

• номер и дату договора, к которому он относится;
• наименование товара, работы или услуги;
• цену за единицу и НДС (или основание, по которому НДС нет);
• срок, в течение которого цена действует;
• подписи уполномоченных лиц обеих сторон.

Чтобы документы не противоречили друг другу, в самом договоре пропишите, что цена определяется протоколом, и какой документ главнее, если цена в спецификации и в протоколе разойдётся. Менять цену при действующем договоре можно новым протоколом, если договор это прямо разрешает, либо дополнительным соглашением.

Проверяйте, кто подписал протокол со стороны контрагента. Если подписал сотрудник без полномочий, контрагент может заявить, что новую цену не принимал. Сделка, заключённая неуполномоченным лицом, связывает компанию, только если она её потом одобрила (ст. 183 ГК РФ). Попросите доверенность или проверьте, что подписал директор.

Как проходит процедура согласования договоров в организации

Согласование договоров в организации обычно идёт по такому маршруту:

1. Инициатор готовит проект или получает его от контрагента и проверяет, что условия совпадают с тем, о чём договорились.
2. Профильный руководитель решает, нужна ли сделка и выгодна ли она.
3. Юрист читает текст и отмечает риски.
4. Бухгалтерия и финансы смотрят оплату, налоги, первичные документы и бюджет.
5. Служба безопасности, если она есть, проверяет контрагента.
6. Подписант — директор или сотрудник по доверенности — подписывает итоговый текст.

Порядок согласования договоров бывает последовательным и параллельным. При последовательном каждый следующий видит замечания предыдущего, но договор идёт дольше. При параллельном юрист и бухгалтер читают текст одновременно. В небольшой компании, где согласующих двое-трое, параллельный вариант обычно быстрее, а замечания потом сводит инициатор.

Процедура согласования договоров работает, только если у каждого этапа есть срок. Назначьте его заранее и договоритесь, что будет при просрочке: договор уходит дальше без визы, решение принимает руководитель или инициатор напоминает и эскалирует. Иначе договор неделями лежит у одного человека.

Проверьте контрагента до того, как договор пошёл по маршруту, а не перед подписью: статус в ЕГРЮЛ, кто директор, нет ли процедуры банкротства. Так вы не потратите время отделов на сделку, которую всё равно придётся отменить. Каждый согласующий ставит одно из трёх решений: «согласовано», «согласовано с замечаниями» или «отказано» с объяснением причин.

Лист согласования договора: что в нём должно быть

Лист согласования договора подтверждает, что текст прошёл проверку, и показывает, кто за что отвечал. Если потом возникнет спор, по нему видно, кто видел договор и какие замечания делал.

Образец листа согласования к договору несложно собрать самим. Вверху — шапка с данными договора, ниже — таблица согласующих:

• Шапка:
  • номер и название договора;
  • контрагент;
  • сумма договора;
  • инициатор: ФИО, должность, подразделение.
• Таблица согласующих, по строке на каждого:
  • должность и ФИО;
  • дата получения и дата решения;
  • решение: согласовано, согласовано с замечаниями, отказано;
  • замечания;
  • подпись.

Лист согласования — внутренний документ. Контрагенту его не отправляют, и на действительность договора он не влияет: договор без листа остаётся договором. Бумажный лист подойдёт, если договоров немного. Когда их десятки в месяц, удобнее электронный: его не потеряют, и он хранится рядом с договором.

Положение о согласовании договоров: что в нём прописать

Положение о согласовании договоров — внутренний регламент, который отвечает на вопрос «кто и в каком порядке смотрит договор». Закон его не требует. Он нужен, когда договоры подписывает не один директор и согласующих больше двух: без правил каждый действует по-своему, и договоры теряются между отделами.

Основные разделы положения:

• какие виды договоров есть в компании;
• маршрут для каждого вида;
• лимиты сумм, выше которых нужен расширенный маршрут или подпись директора;
• сроки для каждого согласующего;
• роли и ответственность;
• формы: лист согласования, протокол разногласий, сопроводительное письмо.

Для типовых договоров, где текст не меняли, можно задать упрощённый маршрут: инициатор и бухгалтер. Нетиповые договоры и договоры с правками контрагента идут по полному маршруту с юристом. Свяжите положение с доверенностями: кто вправе подписывать какие договоры и на какие суммы. Положение утверждает приказом руководитель, а сотрудников, которых оно касается, знакомят с ним под подпись.

Системы и программы согласования договоров: СЭД, 1С, Битрикс24

Система согласования договоров сама отправляет документ по маршруту, следит за сроками, хранит историю версий и формирует электронный лист согласования. Руководитель видит, у кого договор застрял, а не выясняет это по почте.

Согласование договоров в СЭД

Согласование договоров в СЭД обычно идёт так: инициатор загружает проект, выбирает маршрут, система по очереди или параллельно рассылает задачи согласующим и фиксирует решения. Прежде чем запускать систему, проверьте, можно ли настроить маршруты под ваше положение, как хранятся версии, есть ли электронная подпись и кто видит договоры с конфиденциальными условиями.

1С:Документооборот и согласование договоров в 1С

Если компания уже ведёт учёт в 1С, согласование договоров в 1С через 1С:Документооборот удобно тем, что договор, контрагент и сумма берутся из учётной базы, а после подписания договор сразу доступен бухгалтерии. В 1С Документооборот согласование договоров настраивают как процесс с маршрутом и сроками; насколько гибко это выйдет, зависит от версии и настройки.

Битрикс24: согласование договоров через бизнес-процессы

Согласование договоров в Битрикс24 настраивают через бизнес-процессы: документ получает маршрут, согласующие — задачи. Небольшой команде, которая уже работает в Битриксе с клиентами и задачами, этого часто достаточно без отдельной СЭД.

Выбирая программу согласования договоров, смотрите не на рекламу, а на критерии:

• сколько договоров в месяц вы согласуете;
• нужна ли связь с учётной системой и ЭДО;
• поддерживается ли электронная подпись;
• можно ли гибко раздать права доступа.

Программа ускоряет маршрут, но не читает договор. Если юрист поставил «согласовано», не открыв приложения, никакая система этого не исправит.

Когда согласование требует закон: аренда и коллективный договор

Согласование договора аренды

Согласование договора аренды начинайте с условий, из-за которых спорят чаще всего:

• объект: адрес, площадь, план помещения;
• срок аренды и порядок продления;
• арендная плата, что в неё входит и как её можно повышать;
• кто и за чей счёт делает ремонт, в том числе неотделимые улучшения;
• обеспечительный платёж и когда его возвращают;
• как и в каком состоянии помещение возвращают арендодателю.

Иногда нужно согласие третьих лиц. Сдать помещение в субаренду арендатор может только с согласия арендодателя (ст. 615 ГК РФ). Если сдаёт не собственник, проверьте, есть ли у него право сдавать: договор с собственником, доверенность. Если имущество в залоге или в общей собственности, может понадобиться согласие залогодержателя или сособственников.

Договор аренды здания или сооружения на срок не менее года подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Поэтому окончательный текст согласуйте до подачи на регистрацию: менять потом придётся через дополнительное соглашение, которое тоже регистрируют.

Согласование коллективного договора

Коллективный договор работодатель и представители работников вырабатывают в ходе коллективных переговоров по Трудовому кодексу РФ. Согласование коллективного договора идёт через комиссию, протоколы и сроки, а не через обычный обмен письмами.

Если за три месяца с начала переговоров стороны не договорились по всем пунктам, они подписывают договор на согласованных условиях и составляют протокол разногласий. По неурегулированным пунктам переговоры можно продолжить. После подписания работодатель направляет коллективный договор на уведомительную регистрацию в орган по труду (ст. 50 ТК РФ).

Типичные ошибки при согласовании договора

• Подписали последнюю версию из письма, не сравнив её с согласованной, и пропустили чужую правку.
• Не договорились о существенных условиях, например не описали предмет, и договор могут признать незаключённым.
• Начали работу, пока протокол разногласий не подписан, и фактически приняли редакцию контрагента.
• Договор подписал человек без полномочий или без доверенности.
• Приложения и спецификации противоречат основному тексту по цене, срокам или объёму.
• Согласовывали в мессенджере, хотя договор такого способа обмена не предусматривает, и потом не смогли доказать договорённость.
• Лист согласования есть, а замечания юриста в текст так и не внесли.
• Не указали срок ответа на оферту и не знали, действует ли ещё предложение.

Если договор уже исполняется, ссылаться на его незаключённость поздно: сторона, которая приняла исполнение, по общему правилу не может требовать признать договор незаключённым (п. 3 ст. 432 ГК РФ).

Когда согласование договора стоит поручить юристу

Справиться самим обычно можно, если договор типовой, сумма небольшая, контрагент проверенный и текст вы не меняли. Показать договор юристу лучше, если сумма крупная, аренда долгая, проект прислал контрагент и в нём есть штрафы и односторонний отказ, спор идёт о главных пунктах в протоколе разногласий или вы готовите коллективный договор.

Юрист проверит риски, предложит формулировки, подготовит протокол разногласий и при необходимости проведёт переговоры с контрагентом. Чтобы обратиться в «Юрист-консультант», пришлите договор и коротко опишите ситуацию в Telegram, WhatsApp или MAX — с вашим текстом поработает юрист по теме.

Услуги платные: цену и срок мы согласуем с вами до начала работы. Исход переговоров с контрагентом заранее не гарантирует никто, но текст, который вы подписываете, будет понятен и проверен.

Читайте также: как составить протокол разногласий к договору и на что смотреть в договоре аренды нежилого помещения.

Частые вопросы

Чем протокол разногласий отличается от протокола согласования разногласий?

Протокол разногласий составляет сторона, которая не согласна с частью пунктов: в нём её редакция. Протокол согласования разногласий — ответ на него: другая сторона принимает часть предложений и предлагает компромисс по остальным.

Что делать, если контрагент не отвечает на протокол разногласий?

Пока ответа нет, спорные пункты не согласованы. Напомните письменно и не начинайте исполнение, иначе его могут счесть согласием с редакцией контрагента. Если заключение договора обязательно для одной из сторон, разногласия можно передать в суд по ст. 445 ГК РФ; в остальных случаях остаётся договариваться или отказаться от сделки.

Нужен ли лист согласования, если договор подписывает сам директор?

Закон его не требует, и на силу договора он не влияет. Но если до директора договор смотрят бухгалтер или юрист, лист показывает, кто что проверил, и помогает не потерять замечания.

Можно ли согласовывать договор по электронной почте или в мессенджере?

Да, обмен электронными документами допускается, если можно установить, от кого они исходят (ст. 434 ГК РФ). Надёжнее, когда адреса или способ обмена указаны в договоре. Переписку в мессенджере доказать сложнее, поэтому итоговый текст лучше подписать на бумаге или электронной подписью.

Считается ли договор заключённым, если его подписали с протоколом разногласий?

Только после того, как другая сторона согласится с протоколом. Пока спор не снят, договор по спорным пунктам не заключён, а если спор касается существенного условия — не заключён целиком.

Сколько времени обычно занимает согласование договора с контрагентом?

Единого срока нет: всё зависит от сложности договора и числа кругов правок. Укажите срок ответа в оферте — тогда понятно, до какого момента действует ваше предложение. Для договоров, заключение которых обязательно, сроки обмена протоколами установлены ст. 445 ГК РФ.

Обязательно ли положение о согласовании договоров для небольшой компании?

Нет, закон его не требует. Оно полезно, когда договоры согласуют несколько человек и их становится много: без правил договоры теряются и задерживаются.

Нужно ли согласие арендодателя, чтобы сдать помещение в субаренду?

Да, по ст. 615 ГК РФ субаренда возможна только с согласия арендодателя. Лучше получить его письменно или прописать прямо в договоре аренды.